職位描述
採購兼行政助理負責協助公司進行採購和行政工作，確保日常營運順暢。該職位涉及商品和服務的尋源和採購、與供應商協調以及為各部門提供一般行政支援。
該職位在確保及時採購、成本控制和高效的辦公室管理方面發揮著重要作用。
主要工作職責
1. 採購與供應
- 根據公司流程準備採購訂單（PO）。
- 尋找供應商並取得產品、材料和服務的報價。
- 比較供應商價格、交貨時間和產品規格，以做出具成本效益的採購決策。
- 與供應商溝通訂單下達、交貨時間表、產品供應狀況及價格等事宜。
- 核實與採購相關的單據，包括報價單、採購訂單、送貨單、發票和貸項通知單。
- 與相關部門協調，確保收到的貨物與採購訂單和所需規格相符。
- 協助解決與數量短缺、貨物損壞、價格問題或交貨延遲相關的差異。
- 維護和更新供應商資料庫、採購記錄和採購文件。
- 尋找替代供應商，並在需要時協助進行供應商績效評估。
2. 行政支持
- 維護和整理公司記錄、文件、合約和行政文件。
- 管理辦公用品並協調補貨，以確保庫存充足。
- 協調快遞服務、辦公室維護、維修和一般辦公室行政事務。
- 協助公司活動和內部行政事務。
- 協助監控辦公用品和營運材料的庫存水準。
3. 合規與持續改進
- 確保所有採購和行政活動均符合公司政策和程序。
- 對公司資訊和供應商協議保密。
- 找出提高採購效率、優化行政流程和節省成本的機會。
- 執行管理層不時分配的其他任何職責和特殊項目。
要求：
- 最低學歷要求為SPM/文憑或同等認可資格。
- 至少一年行政工作經驗。
- 熟練使用 Microsoft Word 和 Excel，能夠準備和管理專案文件和報表。
- 能夠在快節奏的環境中獨立工作並完成目標，同時能夠作為團隊成員有效做出貢獻。
- 熟練使用微信和淘寶等採購工具。
- 做事有條理，注重細節，能夠同時處理多項任務，合理安排優先級，並始終按時完成工作。
