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Administrative Executive / 行政主管

Winston Engineering Corporation Sdn Bhd

Winston Engineering Corporation Sdn Bhd
Job Type   /   Job Level
Full-time   /   Senior Executive
Company Location
Shah Alam, Selangor, Malaysia

主要職責：

  • 協助部門主管全面負責馬來西亞的行政和人力資源職能。
  • 與部門主管密切合作，透過各種行政和人力資源舉措，確保組織成功並實現部門目標。
  • 負責維護和保養接待區、會議室、訓練室、討論室、演示室和一樓，確保其乾淨整潔。
  • 建立並維護行政文件歸檔系統。
  • 執行直屬上司/管理階層指派的其他臨時性任務。

為支援行政職能：

  • 負責辦理 DIGI 線路續約、影印機、道路稅、puspakom 車輛檢驗、公司車輛保險、公司一般保險、myKPP、滅火器、營業執照、公司房產租賃協議等事宜。
  • 負責安排和監督害蟲防治、辦公室維護和保養（如有需要），例如照明、飲水機、空調、辦公家具和配件、傳真機、影印機、印表機、電話、電氣工程等。
  • 如有需要，安排內部/外部技術人員進行辦公室維護工作。
  • 以專業的態度歡迎並接待所有訪客、供應商、客戶、候選人，並通知相關人員。
  • 接聽來電並將電話轉接給相關人員。
  • 在相關人員不在辦公室的情況下記錄留言；隨後通知相關人員來電及其目的。
  • 負責所有快遞服務、收件、郵寄、公司內部郵件分發和傳真轉發。
  • 負責總部、各分公司以及新加坡（如有需要）所有文具/印刷材料/名片的採購。
  • 核實公司所有月度 DIGI 帳單。
  • 負責公司一般保險、團體保險及員工社保（SOCSO）的理賠事宜。
  • 負責保全人員的記錄簿、庫存、值班考勤等。
  • 執行公司車輛的傳喚。
  • 如有需要，協助預訂飯店和機票。

支持人力資源職能：

  • 管理和更新所有員工/分公司的電子請假系統、考勤和醫療報銷系統；
  • 安排合格員工每年進行體檢；
  • 如有需要，請更新員工個人資料。
  • 協助人力資源運作－請參閱員工招募－留任－離職清單。
  • 記錄清潔工出勤情況並提交給 Judy 女士（財務部）以便支付工資。
  • 協助人力資源部準備年度考勤紀錄（零病假、零請假、全勤紀錄）
  • 各部門每月考勤統計
  • 監控員工在系統中累積的休假時間（請參閱員工手冊）
  • 新進員工指紋登記冊
  • 向新進員工發放 Mediviron 診所醫療卡，並更新員工合作診所名單。

入職前要求：

  • 背景調查將作為入職前篩選流程的一部分進行。


福利待遇

  • 個人發展機會
  • 5個工作天。
  • • 能夠立即開始工作者優先考慮。

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